Меню

Командировка за границу карта в валюте



За границу с банковской картой

В настоящее время многие российские компании активно сотрудничают с иностранными партнерами, что предполагает наличие зарубежных командировок. Во время служебных поездок все чаще используются банковские карты (как корпоративные, так «зарплатные» и личные). Преимущества и удобство безналичных расчетов при этом очевидно. Об особенностях бухгалтерского и налогового учета командировочных затрат, оплаченных картой, расскажем в статье.

Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить командированному сотруднику суточные, расходы по проезду и по найму жилого помещения. С разрешения или ведома работодателя могут быть возмещены и другие расходы. Порядок и размеры возмещения каждая компания определяет самостоятельно и «закрепляет» в локальном нормативном акте.

Для покрытия предстоящих командировочных расходов работнику выдается денежный аванс. В дальнейшем в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки работник обязан отчитаться о расходовании подотчетных сумм: заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы по имевшим место затратам. (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 10, 23, 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

Для целей бухгалтерского и налогового учета ключевым моментом является утверждение авансового отчета, поскольку именно на эту дату признаются командировочные расходы. Следовательно, до момента утверждения авансового отчета авансом являются:

денежные средства, перечисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника;

наличные суммы, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;

платежи за услуги, произведенные с использованием корпоративной карты.

Руководствуясь этим выводом, рассмотрим особенности учета затрат, произведенных в иностранной валюте и оплаченных банковской картой.

Используем личную карту работника

Денежный аванс под отчет зачастую перечисляется на рублевую личную или «зарплатную» карту работника, направленного в деловую поездку. Представители Минфина и Федерального казначейства одобряют такой подход, считая возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. (Письма Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 г., Минфина РФ от 05.10.2012 г. № 14-03-03/728, Федерального Казначейства РФ от 26.07.2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500).

Чтобы свести к минимуму риски налоговых споров, целесообразно:

  • в учетной политике организации предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
  • получить от работника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288); указать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288);
  • получить от работника оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты, в частности, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина РФ от 06.04.2015 г. № 03-03-06/2/19106). Эти документы прилагаются к авансовому отчету.

В данном случае работнику в качестве аванса перечисляются на банковскую карту рубли, а «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Значит, организация не осуществляет операции в иностранной валюте. Как следствие, не подлежат применению нормы ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее – ПБУ 3/2006). В целях налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета; затраты не пересчитываются по курсу на дату перечисления аванса (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Читайте также:  Китайская валюта вон в рублях

Соответственно, в бухгалтерском и налоговом учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. На практике курс конвертации банка, как правило, выше курса ЦБ РФ. Поэтому с рублевой карты работника сумма списывается в большем размере.

В создавшихся условиях работодателю необходимо принять решение: как поступить с расходом в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью (компенсировать эти затраты работнику или нет). Принятое решение целесообразно закрепить в соответствующем локальном акте по предприятию.

Отдельного внимания заслуживает расчет НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Напомним: суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Суточные, превышающие 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке, облагаются НДФЛ (п. 5 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем датой получения такого дохода является дата утверждения авансового отчета.

Следовательно, при определении части суточных, облагаемых НДФЛ, пересчет производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату утверждения авансового отчета – утверждают чиновники (Письма Минфина РФ от 27.03.2015 г. № 03-04-07/17023, от 29.12.2014 г. № 03-04-06/68074, ФНС РФ от 07.04.2015 г. № БС-4-11/5737).

Используем корпоративную карту

Корпоративные банковские карты представляют собой форму безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет денежные средства принадлежат организации – работодателю. Находясь в деловой поездке, сотрудник имеет возможность не только расплатиться картой за те или иные услуги, но и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка. (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком Российской Федерации 24 декабря 2004 г. № 266-П). Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным.

Рублевая корпоративная карта

При использовании рублевой корпоративной карты за пределами РФ, банк конвертирует необходимую сумму платежа. При этом применяется курс, установленный в договоре, заключенном с банком. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ. Так же, как и в ситуации, когда в поездке используется «зарплатная» или личная карта работника, при расчетах корпоративной картой компания не совершает операций в иностранной валюте. Значит, в бухучете ПБУ 3/2006 не применяется, а для целей налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, в налоговом и бухгалтерском учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных картой (величина затрат определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета). Кроме того, на основании бухгалтерской справки признаются расходы на конвертацию (то есть, разница между суммой, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью).

Валютная корпоративная карта

Если организация открыла валютную корпоративную карту, остатки иностранной валюты на ней нужно переоценивать.

В налоговом учете положительные (отрицательные) курсовые разницы, образовавшиеся при переоценке имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов (расходов). Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п. 11 ст. 250, п. 5 п. 1 ст. 265, подп. 7 п. 4, п. 8 ст. 271, подп. 6 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ). В бухучете положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникающие при пересчете, включаются в состав прочих доходов (расходов) (п. 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). По общему требованию п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, нужно пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. При выплате аванса расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

Читайте также:  Код валюты евро 978 в общероссийском классификаторе валют

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

* 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

** 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

*** 1 Евро = 62,5053 руб. – курс ЦБ РФ на 09.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

Яна Лазарева, для журнала «Практическая Бухгалтерия»

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в профессиональной прессе для бухгалтеров. Оформите быструю подписку >>

Источник

Как правильно пересчитать валютные расходы по итогам загранкомандировки

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/49809 от 05.07.2019

Заграничные командировки работников фирмы – отнюдь не редкость. Специалисты финансового ведомства рассказали, по какому курсу сделать пересчет валютных расходов в «прибыльных» целях, если работник перед отъездом за рубеж получил рублевый аванс.

Ориентир – на «валютную» справку

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ компания обязана возместить командированному сотруднику:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные издержки, связанные с проживанием вне дома (суточные);
  • иные затраты, произведенные этим «физиком» с разрешения или ведома работодателя.

Если же специалиста отправляют в загранпоездку, то ему дополнительно компенсируют:

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные платежи и сборы, без которых не обойтись.

Так предписывает поступать п. 23 Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Какую же именно величину фактических расходов необходимо компенсировать сотруднику, отправленному в загранкомандировку? Возмещению подлежит сумма в российских рублях, которую он потратил для покупки инвалюты, израсходованной на территории иностранного государства.

Перейдем к нормам 25-й главы Налогового кодекса. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 данного НПА гласит – затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Важно, что, в отличие от НДФЛ и страховых взносов, никаких лимитов тут не предусмотрено. Напомним, что налогом на доходы физлиц и взносами облагаются суточные, превышающие сумму в 2 500 рублей за каждый день нахождения работника в зарубежном «вояже» (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Предположим, что сотруднику, отбывающему в загранпоездку, компания выдает подотчетную сумму (аванс) в рублях. Необходимую же валюту этот работник приобретает самостоятельно, после чего тратит ее на оплату проезда, проживания, телефонных переговоров и иных расходов в интересах организации. А по возвращении специалист представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенной к нему оправдательной первичкой. По какому курсу отражать в налоговом учете расходы, произведенные работником в данном «вояже»?

Этот курс надо взять из справки о покупке инвалюты командированным лицом. Если же такого документа нет, пересчет в рубли трат, оплаченных в валюте, производят по курсу Банка России на дату выдачи работнику подотчетных сумм (аванса). Именно так финансисты рекомендуют действовать в письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809. В основе данного вывода лежит анализ норм статьи 272 главного налогового документа.

Читайте также:  Battleaxe ll mm2 валюта

Конвертация валюты производится от имени конкретного гражданина. Поэтому организация такие операции по покупке иностранной налички в учете не проводит.

Подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский. Сделать это может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Отметим, что командировочные расходы в любом случае признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Перерасход – отдельная история

Высказанная минфиновцами позиция является устоявшейся (см. письма от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 и от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Хотя раньше финансисты считали иначе. Они указывали – если документ по обмену валюты отсутствует, расходы по загранкомандировке фирме необходимо пересчитать по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). Причем вторили коллегам и фискалы (см. письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408). Судя по всему, сейчас данная позиция уже неактуальна. Однако не лишним будет уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

Бывает и такое, что работнику в зарубежном «вояже» денег не хватило. Он докупил валюту за свои кровные и понес расходы на благо фирмы сверх полученного рублевого аванса. В данной ситуации правила пересчета будут иными. В части этих средств (т.е. возмещения по перерасходу) возьмите курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета сотрудника. Если, конечно, тот не предоставил справку о покупке валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Пример. Правила пересчета валютных расходов

Сотрудник перед выездом в загранкомандировку получил аванс в сумме 30 000 рублей.

В данной поездке работник потратил 520 евро. При этом специалист представил в бухгалтерию справку о покупке 400 евро по курсу 71 руб. На оставшуюся сумму в 120 евро (520 – 400) такого документа нет.

Курс евро на дату выдачи аванса – 70,55 руб., на дату утверждения авансового отчета – 71,25 руб.

Бухгалтер компании сначала пересчитал 400 евро по курсу из справки и получил 28 400 руб. (400 евро × 71 руб.). Остаток выданного сотруднику аванса равен 1 600 руб. (30 000 – 28 400). Он покрывает лишь 22,68 евро по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (1 600 руб. / 70,55 руб/евро). Оставшаяся же потраченная «физиком» сумма в 97,32 евро (520 – 400 – 22,68) – его перерасход по служебной поездке. Ее бухгалтер фирмы пересчитал по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета и получил 6 934,05 руб. (97,32 евро × 71,25 руб.). Именно эту сумму необходимо возвратить работнику.

Итоговая величина расходов по заграничной командировке – 36 934,05 руб. (28 400 + 1 600 + 6 934,05). Ее бухгалтер отразил в налоговом учете на момент утверждения авансового отчета сотрудника.

А если рублевый аванс был перечислен на банковскую карту сотрудника или ему выдали корпоративную карту в рублях? То есть, деньги на карте лежат в рублях, а платеж с нее в загранпоездке будет проводиться в инвалюте. В такой ситуации для пересчета валютных расходов работника компании возьмите обменный курс, установленный банком на дату списания средств. Данный курс может быть подтвержден справкой о движении денег на счете, заверенной кредитной организацией (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 и от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Поделиться

Распечатать

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Источник